Du planning à la facture. Tout en un seul endroit
Voici la liste des fonctionnalités proposées par Systemate. Pour chaque fonctionnalité, tu trouveras un lien vers un guide pratique dans notre précieuse base de connaissances.
Un mois gratuitSans carteSans engagement
Emploi du temps et cours
Tu établis le planning une seule fois, et le système s'occupe des salles, du nombre de places disponibles et des personnes autorisées à s'inscrire.
Le planning sous forme de calendrier
Visualise toute la semaine telle que tu la planifies : les jours en colonnes, les salles côte à côte, les types de cours avec leurs couleurs respectives.
Consulte le mode d'emploiCours réguliers et gestion des séries
Configure le cycle une fois, puis modifie une seule séance ou toute la série : tu choisis à chaque fois que tu veux faire un changement.
Consulte le mode d'emploiPlusieurs salles dans une seule vue
Gère plusieurs salles dans un seul planning. Le système t'empêchera d'inscrire deux groupes au même endroit et à la même heure.
Consulte le mode d'emploiCours particuliers
Le participant choisit un créneau de libre chez son prof dans le forfait qu'il a acheté, sans avoir à convenir d'une heure par message.
Ateliers et événements
Organise un atelier le week-end avec un nombre de places limité et un billet que les participants achètent en ligne.
Consulte le mode d'emploiListe d’attente avec promotion automatique
Quand quelqu’un annule son inscription, la place libre revient à la première personne sur la liste – sans qu’il faille passer par la réception.
Consulte le mode d'emploiAnnulation d’un cours avec notification
Si tu annules un cours, les inscrits recevront un message et les entrées utilisées seront recréditées sur leurs abonnements.
Consulte le mode d'emploiAnnulation automatique d'un petit groupe
Définis le nombre minimum d’inscrits et l’heure limite de décision, et les cours qui n’atteignent pas ce seuil seront annulés sans que tu aies à intervenir.
Consulte le mode d'emploiSuivi des présences avec alertes
La liste de présence affiche, pour chaque personne, l’abonnement en cours de validité, les impayés et une remarque – avant même qu’elle n’entre dans la salle.
Consulte le mode d'emploiAbonnements et paiements
Vends tes abonnements en ligne ou à l'accueil, et le système se chargera de compter les entrées, de vérifier la validité et de suivre les arriérés.
Abonnements, tickets et cartes « open »
Configure des abonnements par nombre d'entrées, à durée déterminée ou illimités, et regroupe-les en catégories que les participants verront dans l'offre.
Consulte le mode d'emploiLes jours fériés prolongent la validité des abonnements
Il suffit d’indiquer une fois la période de fermeture pour les fêtes, et le système prolongera d’autant la validité des abonnements de tous les adhérents.
Consulte le mode d'emploiLimites horaires du forfait
Un abonnement « matin » ne donne accès qu’aux cours du matin. Tu peux définir les horaires séparément pour chaque jour de la semaine.
Paiements en ligne
Le participant paie via BLIK ou par carte depuis son téléphone, et l'abonnement est valable tout de suite. On ne prend aucune commission.
Consulte le mode d'emploiAbonnements renouvelés tous les mois
La facturation se fait tous les mois, et c’est l’adhérent qui gère lui-même son abonnement depuis son espace personnel.
Consulte le mode d'emploiContrats de paiement échelonné avec suspension des mensualités
Vends des abonnements à crédit, et si un adhérent fait une longue pause, suspends les versements suivants au lieu de résilier le contrat.
Consulte le mode d'emploiVentes à l'accueil
Ajoute un abonnement et des produits à une même commande, accepte les paiements en espèces, par carte ou par virement, et imprime le ticket de caisse.
Consulte le mode d'emploiRéductions et codes promo
Définis une réduction fixe pour un groupe d'élèves ou un code promo valable pour une durée déterminée dans le cadre d'une offre spéciale.
Consulte le mode d'emploiAbonnements cadeaux et bons d'achat
Une participante achète un abonnement pour quelqu’un d’autre, et la personne à qui il est offert l’active à l’aide du code figurant sur le bon d’achat au format PDF.
Consulte le mode d'emploiArriérés et paiements supplémentaires en ligne
La réception voit qui a un solde à régler, et le participant paie le reste depuis son compte avant de venir au prochain cours.
Consulte le mode d'emploiLes participants et la communication
Le participant gère tout tout seul, et tu n’interviens que quand tu as vraiment quelque chose à dire.
L'appli mobile pour les participants
Emploi du temps, inscriptions, abonnements et annulations sur ton téléphone – sur iOS et Android, tu as accès à toutes les mêmes fonctionnalités que dans l’interface d’administration.
Consulte le mode d'emploiL'espace élève dans le navigateur
Le même planning et les mêmes abonnements sont disponibles sur navigateur, si le participant préfère utiliser un ordinateur ou s’il est en train d’installer l’appli.
Consulte le mode d'emploiInscriptions et annulations sans passer par la réception
Le participant s'inscrit et se désinscrit tout seul, via la fenêtre d'annulation que tu configures séparément pour chaque cours.
Consulte le mode d'emploiSMS dans les deux sens
Envoie un SMS aux participants des cours que tu as sélectionnés et lis leurs réponses dans la même conversation, depuis ton espace d’administration.
Consulte le mode d'emploiE-mails transactionnels illimités
La confirmation d’inscription, les infos sur les cours annulés et les places disponibles sur la liste d’attente sont envoyées au participant sans limite et sans frais supplémentaires.
Campagnes d'e-mails avec des statistiques
Crée un message à partir de modules, envoie-toi un aperçu, planifie l'envoi et vérifie les livraisons, les ouvertures et les clics.
Consulte le mode d'emploiDes groupes de clients au lieu de listes sur un tableur
Définis la règle « pas de visite depuis 30 jours » et ta liste de destinataires se renouvelle toute seule chaque jour. C’est toi qui décides quoi envoyer et quand.
Consulte le mode d'emploiFiche de l'adhérent avec des notes
Achats, abonnements, présences et une note qui préviendra la réception lors de la prochaine inscription : tout ça dans le profil de l'élève.
Consulte le mode d'emploiNotifications dans l'espace élève
Un message de la salle s'affichera pour l'adhérent dès qu'il se connectera, même s'il n'a pas lu l'e-mail.
Consulte le mode d'emploiLes consentements marketing, sous contrôle
Les campagnes sont envoyées uniquement aux personnes ayant donné leur accord marketing, et on peut se désabonner en un seul clic depuis le message.
Consulte le mode d'emploiGestion et rapports
Vérifie combien le studio a gagné et comment les salles se remplissent — sans avoir à tout noter dans un tableau.
Rapports financiers et de fréquentation
Finances, ventes, clients et cours : du rapport quotidien au taux de remplissage des salles. Tu peux télécharger chaque rapport au format PDF et l'exporter au format CSV.
Consulte le mode d'emploiRegistre des transactions
Retrouve une vente ponctuelle et vérifie son paiement ainsi que la facture quand une adhérente te demande des infos sur le paiement du mois dernier.
Consulte le mode d'emploiRôles et droits des employés
La réception a accès au planning et aux ventes, mais n’a pas besoin de voir les rapports financiers. Tu peux définir les droits d’accès individuellement pour chaque personne.
Consulte le mode d'emploiComptes des instructeurs
L’instructeur peut consulter son planning et la liste des inscrits depuis son téléphone, sans avoir accès aux données financières du studio.
Consulte le mode d'emploiLogo, factures et modèle de bons
Importe le logo de ton studio, tes coordonnées de facturation et ton propre modèle de bon d'achat au format PDF pour que tes documents portent ta marque.
Consulte le mode d'emploiL'adresse de ton studio
Les participants se connectent sur twojestudio.systemate.pl, et tu peux créer ton compte toi-même en quelques minutes, sans avoir à parler à un commercial.
Consulte le mode d'emploiAssistance depuis le tableau de bord
Pose ta question depuis là où tu travailles. Pas besoin de chercher l’adresse ou le numéro, on sait tout de suite de quel studio il s’agit.
Consulte le mode d'emploiTu viens d'un autre système ? Rien ne sera laissé de côté
Tout ce pour quoi on utilise un système de réservation, tu l’as chez nous : dans chaque formule, même la gratuite. Tu ne laisseras rien de cette liste dans ton ancien logiciel.
- Inscriptions en ligne 24 h/24
- Paiements en ligne et vente à l'accueil
- abonnements, tickets et adhésions
- liste d'attente avec promotion automatique
- Espace élève et application mobile
- ateliers et événements payants
- rapports financiers et de fréquentation
- rôles et droits des employés
- SMS et e-mails aux participants
- réductions, codes promo et bons d'achat
- plusieurs salles et des cours réguliers
- présences et liste des participants aux cours
- interface en polonais et en anglais
On s'occupe de la migration de notre côté. Les participants, les abonnements et les plannings sont transférés sans que tu aies rien à faire : on se met juste d'accord sur l'étendue et la date.
Six raisons pour lesquelles les écoles nous restent fidèles
La liste ci-dessus correspond en grande partie aux fonctionnalités standard de ce type de solution. Voici six atouts issus de 16 ans d’expérience auprès d’écoles de yoga et de studios de Pilates – et que tu ne trouveras pas partout.
Un planning qui ressemble à un calendrier
La semaine est présentée en colonnes, les salles sont côte à côte, et les types de cours sont identifiés par des couleurs. Tu vois tout de suite s’il y a un créneau libre ou si une salle est pleine, sans avoir à ouvrir la liste des inscriptions.
Les jours fériés qui prolongent la durée de validité des abonnements
Il suffit d’entrer une fois la période de pause hivernale, et le système prolongera d’autant la validité des abonnements de tous les adhérents. Personne ne viendra à l’accueil pour réclamer une semaine perdue.
Une appli où tu peux tout faire
Un planning avec les places disponibles, une inscription en un seul geste, un abonnement avec un nombre d'entrées, la possibilité d'annuler pendant le délai d'annulation et une liste d'attente – tout ça depuis ton téléphone, sur iOS et Android.
Campagnes d'e-mails avec des indicateurs de performance concrets
Tu pourras voir combien de messages ont été envoyés, combien ont été ouverts et sur quoi on a cliqué. Sans supplément pour le module d'envoi d'e-mails et sans avoir à te demander si la campagne a bien été envoyée.
Une vingtaine de rapports, chacun avec une option d’exportation
Rapport quotidien, popularité des abonnements, taux de remplissage des salles, cours par instructeur, contrats à long terme : tout ça avec exportation au format PDF et CSV.
Des instructions accompagnées de captures d’écran du tableau de bord et des guides qui te guident tout au long du processus, de la création du premier planning jusqu’au lancement d’une campagne.
Foire aux questions
Oui. La seule différence entre les formules, c'est le nombre de clients actifs. Même avec la formule gratuite, tu as accès au planning, aux abonnements, aux paiements en ligne, à l'appli mobile, aux campagnes par e-mail et à tous les rapports.
Non. L'appli pour les participants est incluse dans tous les forfaits, tout comme l'interface web. Il n'y a pas de frais de mise en place ni d'abonnement pour l'appli en elle-même.
Oui. Crée un compte et, en quelques minutes, tu auras une instance opérationnelle de ton studio et un mois complet gratuit – sans carte bancaire et sans engagement. Saisis une semaine de cours et teste-le avec tes propres données.
Chaque vignette de cette page renvoie vers un tutoriel dans la base de connaissances, avec des captures d'écran du véritable tableau de bord et une description étape par étape. Ça s'ouvre dans un nouvel onglet, comme ça tu ne perds pas cette page.
Prends rendez-vous pour une démo et dis-nous ce dont tu as besoin. On te dira franchement si on a ce qu’il te faut – et si ce n’est pas le cas, on te le dira tout de suite, au lieu de te promettre une date.
Oui. On transfère les inscrits, les abonnements et les plannings sur notre plateforme. Contacte-nous avant le lancement, et on fixera l'étendue et la date pour que la migration n'ait pas lieu en pleine saison.
Vérifie ça sur ton planning
Crée un compte, saisis une semaine de cours et découvre tout ce qui, dans cette liste, fonctionnera pour toi dès le premier jour.
Un mois gratuitSans carteSans engagement