fbpx

Funkcje

Prowadzenie szkoły jogi to nie tylko organizacja zajęć, ale całe spektrum działań, dzięki którym miejsce dobrze funkcjonuje: szkolenia nauczycieli oraz recepcji, zarządzanie kursami i warsztatami, zmiany i korekty planu zajęć, wystawianie faktur, wypłaty i rozliczenia, zarządzanie logistyką miejsca i obsługa sklepu. Do tego należy dodać prowadzenie szeroko pojętego marketingu, a więc obecność w mediach społecznościowych, newslettery, artykuły, strona internetowa i działania z nią związane, a przede wszystkim aktywne pozyskiwanie klientów oraz utrzymanie relacji z istniejącymi. Prowadzenie własnej szkoły niesie ze sobą wiele zadań i wyzwań, którym trzeba sprostać.

Przy obecnej ilości danych i poziomie ich skomplikowania niezbędny jest system informatyczny, umożliwiający efektywne zarządzanie. System nie tylko gromadzi odpowiednie dane, ale przede wszystkim je przetwarza i podaje w przystępnej formie. Wszelkie informacje niezbędne do oceny aktualnej kondycji szkoły są dostępne za pomocą kilku kliknięć.  System ułatwia codzienną pracę i podejmowanie decyzji dotyczących przyszłości funkcjonowania szkoły.

Systemate stanowi odpowiedź na potrzeby współczesnych szkół jogi. Jeśli jeszcze nie korzystasz z rozwiązań informatycznych wspomagających prowadzenie szkoły – dzięki Systemate przekonasz się, jak prosta i szybka może być praca związana z codzienną obsługą klienta. Jeśli korzystasz z alternatywnego systemu – z łatwością dostrzeżesz przewagę intuicyjnego i szybkiego Systemate, stworzonego w oparciu o kilkuletnie doświadczenie. To narzędzie, które łączy wszystkie aspekty funkcjonowania Twojego miejsca, oszczędza czas oraz generuje dodatkowe przychody i zadowolenie klienta.

Intuicyjne planowanie rozkładu zajęć

Tworzenie grafiku w Systemate to prawdziwa przyjemność. W ciągu kilkunastu minut można zaplanować cały harmonogram nawet na kilka lat do przodu. Planowanie odbywa się za pomocą wygodnego kalendarza, a system monitoruje czy nowe zajęcia nie kolidują z już istniejącymi. Dodając zajęcia administrator decyduje, czy są widoczne tylko na recepcji czy również w grafiku internetowym dla klientów. Może również szybko dodać nową salę, nowych instruktorów lub nowych pracowników, nadając im odpowiednie uprawnienia.

Zmiana godziny zajęć, odwołanie zajęć lub zmiana nauczyciela jest bardzo prosta i wymaga jedynie kilku kliknięć. Wszystkie zmiany w grafiku widoczne są w trybie rzeczywistym w panelu klienta, dzięki czemu zainteresowani natychmiast otrzymują bieżące informacje (np. o odwołaniu zajęć).

W osobnym menu dostępny jest panel ustawień kursów, warsztatów i wyjazdów. To potężne narzędzie, dzięki któremu w jednym miejscu można łatwo utworzyć cykl zajęć oraz specjalne karnety obowiązujące na dany kurs lub warsztat.

  • Planowanie harmonogramu z jednego miejsca
  • Intuicyjna obsługa w formie kalendarza
  • Możliwość odwołania lub ukrycia zajęć
  • Lista obecności z najważniejszymi informacjami o kliencie

Karnety

Systemate pozwala na elastyczne kształtowanie oferty karnetów, bez względu na politykę, jaką szkoła przyjęła w tym zakresie. Karnety można podzielić na kategorie, określić liczbę lub zakres dat, w jakich będą dostępne w sprzedaży (np. oferta świąteczna), a także dowolnie określić ich nazwę i stawkę VAT. Dla każdego karnetu można zdefiniować czas ważności w dniach, liczbę wejść oraz zajęcia, na które obowiązuje.

Wszelkie zniżki – studenckie, dla seniorów, lojalnościowe lub inne – można dowolnie zdefiniować w systemie, a następnie zaznaczyć, które karnety dana zniżka obejmuje. Dodawanie zniżek dotyczy nie tylko ich wysokości, ale również zasad i warunków ich udzielania, o których system przypomni klientowi i recepcjoniście w odpowiednim momencie.

  • Planowanie oferty z jednego miejsca
  • Płatności stacjonarne
  • Płatności on-line w panelu klientów
  • Konfiguracja zniżek
  • Karnety dostępne czasowo, karnety specjalne etc.
  • Obsługa systemów partnerskich - Benefit, Multisport, OK System i wiele innych

Bezpieczna baza klientów

Historia obecności, zakupów, notatki, faktury. Profil klienta to centrum informacji, dzięki któremu dowiesz się wszystkiego, co tylko zechcesz. Panel Klienta pozwoli Twoim uczniom/kursantom obsłużyć się samodzielnie on-line. Zapis na zajęcia, sprawdzenie daty istniejącego karnetu czy zakup nowego nie stanowi już problemu i pozwala odciążyć pracę recepcji. Zarządzanie bazą klientów to duża odpowiedzialność. Konieczność odpowiedniego zabezpieczenia danych oraz dostosowanie mechanizmów przechowywania oraz uzyskiwania zgód na przetwarzanie danych zgodnie z ciągle zmieniającymi się przepisami prawa pozostaje w tym przypadku po stronie Systemate.

System zawiera wszystkie niezbędne informacje o kliencie, takie jak: email, telefon, imię i nazwisko, dane dotyczące karnetów, obecności na zajęciach czy preferencje zakupowe. Niektóre z tych danych dzielone są również z panelem klienta, który samodzielnie może sprawdzić status płatności lub pozostałą na karnecie liczbę wejść na zajęcia.

Systemate udziela dostępu do danych wyłącznie uprawnionym do tego osobom, wyświetlając tylko tę ich część, która jest w danej chwili konieczna – bez względu na to, czy dane zostały pozyskane na recepcji, czy przez samodzielną rejestrację klienta on-line.

Baza danych Systemate może być automatycznie synchronizowana z zewnętrznymi programami do wysyłki newsletterów, jak FreshMail czy MailerLite, a system automatycznie zadba o obowiązujące zgody marketingowe oraz wymagane dane klienta.

  • Informacje kontaktowe oraz zgody marketingowe
  • Informacje o posiadanych karnetach
  • Historia zakupów
  • Notatki - istotne informacje o kliencie przekazywane między pracownikami
  • Historia obecności na zajęciach
  • Dane do faktury
  • Automatyczna synchronizacja z zewnętrznymi systemami do marketingu internetowego

Sprzedaż

Możliwość sprzedaży nie tylko karnetów i wejść na zajęcia – również towarów i usług. Klient kupuje karnet z Twojej oferty, wodę mineralną i wypożycza matę? W Systemate to jedna transakcja z dowolną formą płatności. Stały klient zapomniał portfela? Zapisz całość jako należnośc na koncie klienta, o której system przypomni przy kolejnej wizycie. 

  • Jedno okno sprzedaży dostępne w wielu miejscach w systemie - zawsze pod ręką
  • Formy płatności, informacja o reszcie
  • Możliwość zapisania transakcji na koncie klienta jako należności
  • Możliwość wydruku paragonu na podłączonej drukarce fiskalnej
  • Błyskawiczne wystawianie faktur do transakcji
  • Sprzedaż karnetów on-line w Panelu Klienta

Raporty - dostarczą najważniejszych informacji o kondycji szkoły

Systemate umożliwia bieżące monitorowanie rentowności i ekspresową ocenę kondycji szkoły poprzez przejrzyste raporty. Najważniejsze dane są dostępne już na ekranie startowym, w formie wykresów zestawiających obecny rok z poprzednim. Funkcja  finansowego raportu dobowego umożliwia rozliczenie dziennej sprzedaży – sumarycznie lub dla każdego recepcjonisty oddzielnie. Prosty, czytelny raport sprzedaży karnetów oraz produktów w podziale na płatności kartą, przelewem, on-line lub gotówką umożliwia weryfikację wpływów dziennych i zestawienie ich z danymi z drukarki fiskalnej, terminala płatniczego czy z ilością zgromadzonej gotówki.

System daje możliwość sprawdzenia wielu aspektów funkcjonowania szkoły w wybranym zakresie dat. Raport okresowy zbiorczy pozwala ocenić obroty szkoły. Jednym kliknięciem można sprawdzić nierozliczone płatności klientów. Raport sprzedaży karnetów z podziałem na rodzaje pozwala ocenić ich atrakcyjność dla klienta. Zapełnienie sali to raport przydatny przy wycofywaniu zajęć z oferty lub zwiększeniu ich liczby w tygodniu. Na bieżąco można również śledzić liczbę nowych klientów w szkole – pozwala to ocenić m.in. skuteczność kampanii reklamowych i działań marketingowych szkoły.

Wszystkie raporty dostarczają cennych informacji, dzięki którym łatwiej jest modyfikować politykę cenową, badać czy działania szkoły przynoszą spodziewane efekty lub ocenić bieżącą kondycję w zestawieniu z historycznymi danymi. Raporty to przełożenie decyzji biznesowych na liczby, procenty, wzrosty lub spadki. To bezcenna wiedza dostarczana w trybie rzeczywistym.

  • Dziesiątki gotowych raportów
  • Bezpłatne dodatkowe raporty - jeśli czegoś zabraknie
  • Dostęp do informacji z dowolnego miejsca na świecie, 24h na dobę

Skaner kodów kreskowych, drukarka fiskalna

Dzięki wykorzystaniu opcjonalnego skanera kodów kreskowych oraz drukarki fiskalnej codzienna obsługa klienta na recepcji skrócona zostaje do absolutnego minimum. System może funkcjonować samodzielnie, skutecznie wspomagając procesy biznesowe związane z prowadzeniem szkoły jogi, ale dla bezkonkurencyjnie wygodnej obsługi klienta na recepcji polecamy rozszerzenie systemu o drukarkę fiskalną i skaner kodów kreskowych. Dzięki drukarce fiskalnej sprzedaż karnetu wiąże się nie tylko z zapisaniem go na koncie klienta, ale też z automatycznym wydrukiem paragonu – bez żadnych dodatkowych czynności. Z kolei skaner, w połączeniu z plastikowymi kartami wydawanymi klientowi, minimalizuje czas potrzebny na odszukanie klienta w systemie i jego obsługę.

  • Obsługa drukarki fiskalnej - automatyczny wydruk paragonu po transakcji
  • Obsługa skanera kodów kreskowych - szybkie wyszukiwanie klienta z wykorzystaniem karty identyfikacyjnej

Bezpieczeństwo

Zgodność z RODO, kopie zapasowe i procedury bezpieczeństwa. Dbamy o każdy szczegół.

  • Procedury bezpieczeństwa
  • Kopie zapasowe
  • Zgodność z RODO
  • Brak jakichkolwiek incydentów bezpieczeństwa od początku działania Systemate

Przekonaj się, jak Systemate może pomóc Tobie

Pozwól nam poznać
Twoje potrzeby